1 文秘專業(yè)常識(shí)
秘書(shū)工作任務(wù)主要有以下7個(gè)方面:
1、調(diào)查研究與信息收集
調(diào)查研究是領(lǐng)導(dǎo)者解情況、進(jìn)行決策基礎(chǔ),而領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書(shū)人員進(jìn)行,秘書(shū)應(yīng)該通過(guò)訪問(wèn)、開(kāi)會(huì)、問(wèn)卷、查閱資料等形式獲得真實(shí)最新全面信息,及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)。
2、文書(shū)工作
文書(shū)工作包括收文和發(fā)文兩個(gè)方面,收到文件要分輕重緩急交給領(lǐng)導(dǎo)批閱處理,發(fā)文要在領(lǐng)導(dǎo)指示下按程序認(rèn)真進(jìn)行,很多時(shí)候秘書(shū)還要進(jìn)行文件、報(bào)告起草,所以秘書(shū)對(duì)文書(shū)寫(xiě)作規(guī)范、要求等要熟悉,處理完文檔要及時(shí)分類歸檔。
3、會(huì)議籌辦
秘書(shū)應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)要求和會(huì)議主題、風(fēng)格等進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備、組織、后勤保障、安全保衛(wèi)等工作。注意不同會(huì)議類型(大、中、小型)和會(huì)議形式(電視電話會(huì)議、圓桌會(huì)議等)都有不同籌辦要求。
4、來(lái)賓接待
秘書(shū)應(yīng)負(fù)責(zé)來(lái)賓接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會(huì)等。在接待中要注意禮儀,力求樹(shù)立單位良好形象。
5、檔案管理
如果一個(gè)單位沒(méi)有專門(mén)檔案部門(mén),秘書(shū)就要承擔(dān)起檔案管理工作。要注意按照檔案管理科學(xué)方法和原則進(jìn)行檔案采集、整理、保管和提取。
6、信訪工作
信訪工作包括信訪接待和處理。秘書(shū)對(duì)于各種信函、來(lái)訪或投訴要認(rèn)真地對(duì)待,在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)下可以作適當(dāng)處理,對(duì)自己處理不好或不在自己權(quán)限范圍內(nèi)問(wèn)題,要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
7、日常事務(wù)工作
如文印、交通、生活、福利、醫(yī)療保健、物資設(shè)備管理、環(huán)境管理等工作,常常都需要秘書(shū)來(lái)處理。